Начало и проведение переговоров

 

Особое внимание приезжающие к нам бизнесмены обращают на точность и пунктуальность при организации переговоров. Поэтому, планируя переговоры, заблаговременно позаботьтесь о том, чтобы вся ваша «команда» была в сборе по крайней мере за 5-7 минут до планируемого начала переговоров. Заблаговременно подумайте о том, кто встретит гостей при входе в здание, каким гардеробом (и туалетом, в случае необходимости) они будут пользоваться, кто отвечает за подготовку и подачу чая, кофе или прохладительных напитков. Немаловажное значение имеет одежда участников переговоров.

Переговоры являются основным методом достижения договоренностей по интересующему обе стороны вопросу. Они строятся на сложных психологических отношениях их участников и эти отношения необходимо постараться учесть до начала переговоров, а также в ходе их проведения.

В соответствии с общепринятой практикой, прежде чем начать деловую часть своего визита, почетный гость (глава прибывшей делегации) наносит визит вежливости принимающей стороне. Этот визит является как бы ответом на встречу гостя по его приезде. Необходимость в протокольном визите объясняется и тем, что главы делегаций должны еще раз уточнить программу пребывания, внести какие-либо коррективы в нее, если это необходимо.

Окончательное право выбора конкретного времени и места встречи остается за гостями. Обычно такие встречи происходят в помещении принимающей стороны.

На первом этапе переговоров, начавшихся на Вашем предприятии, необходимо провести официальное представление присутствующих и обмен визитными карточками (обмен визитками в аэропорту или автомашине обычно не практикуется).

В начале переговоров после представления, знакомства и обмена общими фразами целесообразно ознакомить гостей с программой их пребывания, заслушать их мнение и пожелания и окончательно согласовать программу. После этого можно приступить к собственно переговорам.

После согласования программы переговоров проведите их первый этап, в ходе которого можно рекомендовать обсудить следующие вопросы:

- ознакомление с предприятием, его историей, продукцией, связями в России и за рубежом, перспективами развития предприятия и отрасли;

- знакомство с фирмой, ее связями в России и за рубежом, чем вызван интерес к посещению предприятия, состояние и перспективы торговли фирмы с Россией вообще и в данной области в частности;

- что знает фирма о вашей продукции, предлагаемой для экспорта, и каково ее мнение об этой продукции.

При переходе к последнему из упомянутых выше вопросов целесообразно предложить гостям посетить предприятие и ознакомиться с его деятельностью. Естественно, следует показать им только то, что вы считаете необходимым и полезным для ведения переговоров. Соответствующие подразделения (цехи, отделы, участки, лаборатории и т.п.), которые вы планируете показать гостям, должны быть готовы к визиту, а руководящие лица, которые могут дать пояснения и ответить на возможные вопросы, должны быть в назначенное время на месте.

После посещения предприятия целесообразно обсудить с гостями его результаты, постаравшись получить от них истинное мнение (а не комплиментное).

Помните: если ваши партнеры приехали к вам на переговоры - значит, у них есть определенный интерес и в некоторой степени готовность к заключению с вами сделки по экспорту (или импорту, или бартеру, или к какой-либо другой форме сотрудничества). Иначе, вероятнее всего, они не стали бы терять свое время и тратить деньги.

Теперь в значительной степени от Вас будет зависеть реальность сделки.

Успех переговоров зависит от квалификации ведущего, его опыта и знаний предмета, навыка. Успешно завершенные переговоры приносят удовлетворение всем его участникам.

Конечно, дать исчерпывающие рекомендации на все случаи переговоров вряд ли можно, однако следует придерживаться основных правил. Сделаем попытку их изложить, используя опыт многих сотен проведенных переговоров.

Все переговоры начинаются с рассадки. Существуют несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций сидят во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам.

Чаще используется другой вариант: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними переводчики и далее члены делегаций по рангам. Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании председательствует хозяин, а далее по алфавиту.

Во время встреч и переговоров на столах должны быть заранее поставленные бутылки с минеральной водой, открывалки и безупречно чистые стаканы.

Если вы поставили на стол пепельницу, это является знаком, что можно курить, однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения.

Как бы медленно ни шли дискуссии, как бы ни были въедливы партнеры, следует всегда сохранять выдержку, терпение, не повышать голоса, не делать замечаний, не ходить рассерженно по комнате.

Пытаясь изменить в свою пользу ход переговоров, никогда не следует прибегать к уловке, которую иногда позволяют себе представители на переговорах: они говорят, что кто-то предлагает им более выгодные условия сделки. В солидных деловых кругах это считается шантажом и бестактностью. Там принято, что каждый волен выбирать себе самого выгодного компаньона, но должен делать это достойно, не оскорбляя других.

Сувениры. Нельзя забывать еще об одной немаловажной мелочи - сувенирах для партнеров, особенно при переговорах с азиатскими бизнесменами, которые к этому относятся очень серьезно. Но даже при встречах с американцами или западноевропейцами нужно заготовить какие-либо существенные дары на случай приема у руководства фирм.

Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему к нам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного клиента и рассчитывают на длительные отношения. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным. Подарки нужно готовить и дарить строго по рангам.

Особое внимание следует уделить упаковке. Известны случаи, когда иностранцы явно не осознавали подлинной ценности подарка, поскольку он был замотан в непрезентабельную бумажку и напоминал нечто купленное по дешевке. А ведь в качестве подарка может быть и палехская брошь, и запонки из янтаря, и гжельская керамика. Очень весомый подарок (для высшего лица в компании) авторская картина или оригинальная чеканка.

Не рекомендуется дарить матрешки и самовары - они есть почти у всех иностранцев. Следует избегать и повторения подарков, кроме спиртных напитков. Это считается нарушением этикета.

Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой или монограммой, либо эмблемой вашей компании, либо инициалами того, кому предназначен подарок.

А сейчас остановимся на общих рекомендациях для переговоров по экспорту и импорту, а затем отметим специфику тактики переговоров «по продаже и по закупке».

 

В оглавление