Организационная подготовка переговоров

 

Для успешного ведения переговоров и во избежание досадных недоразумений как рабочего, так и бытового характера, весьма желательно собрать хотя бы минимальные сведения о приезжающих партнерах. При этом речь идет не только о сборе сведений о фирме, но и о сведениях на конкретных должностных лиц (личные качества, национальные особенности, увлечения и привычки, вкусы, уровень компетентности, знание русского языка, характер, отношение к России, политические симпатии).

Для руководителя организации целесообразно составить общую справку о стране проживания приезжающей делегации, чтобы он мог учитывать в процессе переговоров экономический уровень страны, национальные и психологические особенности населения и деловых людей (см. Приложение справка на Тайвань).

Источником сведений о фирме могут быть материалы справочного характера, публикации в прессе, информация торгово-промышленных или смешанных палат, сведения от внешнеторговых объединений и других организаций, данные из представительства фирмы, предыдущие контакты предприятия или родственных предприятий, информационная система ИНТЕРНЕТ и др.

Если известно, что с фирмой раньше уже были контакты или велись переговоры по данному вопросу или по другой тематике, то нужно обязательно ознакомиться с их результатами и ходом проведения (личные контакты, записи беседы и т.д.).

Абсолютно необходимо до начала переговоров иметь под рукой все необходимые справочные материалы, например:

- курсы валют на ближайшую дату;

- транспортные тарифы, фрахтовые ставки;

- стоимость переработки товара в портах и на ж.д. станциях;

- ставки таможенных пошлин и т.д.

Для организации встречи необходимо точно знать должности приезжающих представителей инофирмы - от этого будет зависеть уровень нашей делегации на переговорах и, особенно, кто будет ее возглавлять. Незнание или неточное знание должности приезжающего сотрудника может привести к занижению или к завышению уровня нашей делегации и часто ведет к возникновению недоразумений в ходе переговоров. Это незнание и непонимание уровня приезжающего может привести к отказу от совершения сделки по причине недостаточных его полномочий.

Следует учесть, что обычно представители инофирмы приезжают на сравнительно короткий срок (примерно 5 рабочих дней). Поэтому время переговоров будет достаточно ограничено, и необходимо сделать все, чтобы оно было как можно более насыщенно. Целесообразно ограничивать время проведения единичных переговоров 2-3 часами. Например, С 10.00 до 12.30 или с 15.00 до 18.00.

Назначение встречи поздней 12.30 может быть расценено фирмой как приглашение по окончанию беседы на обед, а позднее 18.00 - на ужин.

 

В оглавление